Muster, Verantwortlicher Datenbarbeitung- DSGVO

Datenverarbeitungsverzeichnis nach Art 30 DSGVO
(Verantwortlicher)

Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen

Musterverein
Neuer Weg 1
ZZZZ Musterdorf

verein@mustermann.at
Tel: 123456789

Person des Datenschutzbeauftragten (falls vorhanden):

Keine systematische und umfassende Bewertung persönlicher Aspekte, die natürlicher Personen betreffen, auf Basis automatisierter Verarbeitung:

Keine umfangreiche Verarbeitung von sensibler Daten oder von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen oder Straftaten.

Person des Vertreters des Verantwortlichen (zB. Obmann-Stellv., Mitgliederverwalter, Kassier usw):

Musterverein
Neuer Weg 1
ZZZZ Musterdorf

verein@mustermann.at
Tel: 123456789

Zweck der Datenanwendung:

- Führung von Mitgliederverzeichnissen samt Evidenz der Mitglieds- und Förderungsbeiträge sowie Ausbildungsstadien, Ehrungen und Seminarteilnahme;

- Zusammenarbeit und Korrespondenz mit Mitgliedern oder Förderern von Körperschaften des öffentlichen und privaten Rechts;

- Zentrale Versendung des Druckwerkes „Der Krippenfreund“ (quartalmäßig) vom Verband der Krippenfreunde Österreichs und der „OÖ. Krippenzeitung“ (halbjährlich) vom Landesverband OÖ im Verband der Krippenfreunde Österreichs;

- Jährliche Aktualisierung der Mitgliederdaten

einschließlich automationsunterstützt erstellter und archivierter Textdokumente (wie z.B. Korrespondenz, Ausbildungsergebnisse, Ehrungen und Auszeichnungen usw.) in diesen Angelegenheiten.

Detailangaben zum Verarbeitungsvorgang der unter den Zweck der Datenanwendung angeführten Begriffe:

Empfängerkreis 1

Banken zum Zweck der Zahlungsabwicklung, jedoch keine Speicherung der Mitgliederdaten, nur Einzahlungskonto im Verein oder Verband.

Rechtsgrundlage: Art 6 Abs 1 lit f (berechtigtes Interesse)

Empfängerkreis 2

Behörden und sonstige Institutionen auf Grund gesetzlicher Melde- oder Berichtspflichten wie, insbesondere Vereinsbehörden, Veranstaltungsbehörden usw.

Rechtsgrundlage: Art 6 Abs 1 lit c – gesetzliche Verpflichtung)

Empfängerkreis 3

Personen und Institutionen auf Grund einer Ermächtigung oder Verpflichtung zur Datenübermittlung im Sinne der Statuten oder auf Grund besonderer Zustimmung des Betroffenen; insb. Dachverbände - Landesverband OÖ im Verband der Krippenfreunde Österreichs und Verband der Krippenfreunde Österreichs zur Führung der zentralen Mitgliederdatei und Mitgliederausweis, Information der Mitglieder über Verbandstätigkeit, Einberufung von Versammlungen usw.

Rechtsgrundlage: Art 6 Abs 1 lit a oder f (Zustimmung oder berechtigtes Interesse)

Empfängerkreis 4

Rechtsanwälte, Gerichte und sonstige Stellen, zum Zweck der Rechtsdurchsetzung.

Rechtsgrundlage: Art 6 Abs 1 lit f (berechtigtes Interesse)

Betroffene Personengruppen:	Nr:	Datenarten:	Empfängerkreise:
Mitglieder:	01	Mitgliedsnummer / Ordnungsnummer	1, 3, 4
	02	Name oder Bezeichnung der Organisation	1, 3, 4
	03	Anrede / Geschlecht	1, 3, 4
	04	Geburtsdatum (Ort und Datum)	3, 4
	05	Anschrift (Hauptwohnsitz)	1, 3, 4
	06	Telefon- und Faxnummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben	1, 3, 4, soweit nicht vom Betroffenen ausdrücklich untersagt
	07	Beruf oder Branche (nach Angabe des Betroffenen)	3, 4
	08	Mitgliederkategorie, z.B. ordentliches/außerordentliches/unterstützendes Mitglied, Ehrenmitglied usw.	3, 4
	09	Eintritts-, Austrittsdaten	3, 4
	10	Beiträge	1, 3, 4
	11	Auszeichnungen und Ehrungen	3
	12	Vom Betroffenen bekannt gegebene Interessen und Spezialgebiete	3
	13	Vereinszweckrelevante Aktivitäten, insb. Teilnahme an Veranstaltungen	3
	14	Angaben betreffend die Inanspruchnahme von Leistungen des Auftraggebers mit Zahlungsverpflichtungen des Betroffenen an den Auftraggeber	1, 4
	15	Zahlungen oder sonstige Leistungen des Auftraggebers an den Betroffenen	1, 4
	16	Bankverbindung, falls erforderlich für Leistungen	1, 4

Funktionäre:	17	Ordnungsnummer	1 - 4
	18	Name	1 - 4
	19	Anrede / Geschlecht	1 - 4
	20	Geburtsdatum (Volljährigkeit)	2
	21	Zustellanschrift im Rahmen der Funktion	1 - 4
	22	Telefon- und Faxnummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben, beim Auftraggeber	1 - 4
	23	Funktion beim Auftraggeber	1 - 4
	24	Beginn und Ende der Funktion	1 - 4
	25	Zahlungsverpflichtungen des Betroffenen an den Auftraggeber	---
	26	Zahlungen oder sonstige Leistungen des Auftraggebers an den Betroffenen	1, 3
	27	Auszeichnungen und Ehrungen	3

Förderer:	28	Ordnungsnummer	1, 3, 4
	29	Name oder Bezeichnung der Organisation und Firmenbuch- und DVR-Nummer	1, 3, 4
	30	Anrede/Geschlecht	1, 3, 4
	31	Anschrift	1, 3, 4
	32	Telefon- und Faxnummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstechniken ergeben	1, 3, 4, soweit nicht vom Betroffenen ausdrücklich untersagt
	33	Spenden und sonstige Leistungen des Betroffenen	3, 4
	34	Angaben betreffend die Inanspruchnahme von Leistungen des Auftraggebers	3, 4
	35	Zahlungen oder sonstige Leistungen des Auftraggebers an den Betroffenen	1, 3, 4

Höchstdauer der zulässigen Datenaufbewahrung:

Bis zur Beendigung der Mitgliedschaft des Betroffenen und Ablauf der für den Auftraggeber geltenden Verjährungs- und gesetzlichen Aufbewahrungsfristen; ferner bis zur Beendigung von Rechtsstreitigkeiten, bei denen die Daten als Beweis benötigt werden.

Bei Förderern: Bis zum Ablauf des dritten Jahres nach dem letzten Kontakt mit dem Auftraggeber.

Allgemeine Beschreibung der technisch-organisatorischen Maßnahmen:

Organisatorische Vorkehrung:

Ø Daten vor zufälliger oder unrechtmäßiger Zerstörung und Verlust zu schützen;

Ø Verarbeitung der Daten muss ordnungsgemäß erfolgen;

Ø Daten dürfen für Unbefugte nicht zugängig sein.

Technische Vorkehrung:

Ø Firewalls;

Ø usw.

Administrative Vorkehrung:

Ø Abläufe im Verein hinsichtlich der Zuständigkeit klären;

Ø Belehrung der betroffenen Mitarbeiter / Vereinsfunktionäre über Datenschutzbestimmungen;

Ø Protokollführung über Datenverwendung;

Ø Protokollführung über Sicherheitsmaßnahme.

Physische Maßnahmen:

Ø Diebstahlssicherung;

Ø usw.

Aktenvermerk – Information für die Organisationseinheiten der OÖ Krippenfreunde:

Für die Bezirks- bzw. Ortsgruppen, die in der Regel nur kleinere Vereins- bzw. Organisationseinheit bilden und primär nur Namen, Geburtsdaten, Adressen, Telefonnummern, Emailadressen und dgl. Ihrer Mitglieder erfassen, sind verschlüsselte bzw. mit Kennwert gesicherte Excel-Tabellen, die vom Standesführer (Verantwortlicher oder Beauftragter) geführt und regelmäßig gesichert werden, ausreichend, da grundsätzlich keine sensible Daten verarbeitet werden.