Informationspflicht

Grundsatzprinzipien:

 

Nur wenn das einzelne Krippenfreundmitglied  weiß, welche Daten zu welchen Zwecken verarbeitet werden und welche Rechte es hat, lassen sich die Grundprinzipien der Transparenz und der Verarbeitung nach Treu und Glauben verwirklichen. Daher sieht die DS-GVO die Verpflichtung vor, die betroffene Person umfassend zu informieren. Die Orts- und Bezirksorganisationen haben sicherzustellen, dass die bestehenden Krippenfreundmitglieder sowie jene Person, die neu eine Beitrittserklärung unterfertigen, über die Verarbeitung ihrer Daten im Sinne des folgenden Schreibens (um einen einheitlichen Inhalt zu erreichen, wird dieses Informationsschreiben für jedes Mitglied vom Landesverband OÖ in der OÖ. Krippenzeitung und in der Homepage unter „Datenschutz“ veröffentlicht)  informiert werden:

 

1.Der Namen und die Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie gegebenenfalls seines Vertreters:

Bei jeder Orts- bzw. Bezirksgruppe wird als Verantwortlicher die Obfrau oder der Obmann und als Stellvertreter die jeweiligen Stellvertreter für diese Funktionen namhaft gemacht. Für den Bereich des Landesverbandes Oberösterreich werden diese Funktionen vom Landesobmann, dem Kassier und Kassier-Stellvertreter (gleichzeitig auch für die zentrale Mitgliederverwaltung zuständig) vollzogen.

 

2.Die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

Bei den Krippenfreunden nicht erforderlich, da keine sensiblen Daten verarbeitet werden.

 

3.Die Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen:

Die Kernfrage bei den Orts- bzw. Bezirksgruppen, dem Landesverband Oberösterreich und dem Verband der Krippenfreunde Österreichs ist die statutenmäßige Erfüllung des festgesetzten Zweckes. Die Statuten des Verbandes der Krippenfreunde Österreichs, des Landesverbandes Oberösterreichs und der einzelnen Orts-  bzw. Bezirksgruppen sind hinsichtlich des Zweckes übereinstimmend. Zur Kernfrage zählen auch die Führung einer Mitgliederliste, Information der Mitglieder über Vereins- und Verbandstätigkeit, Einberufungen zu Versammlungen und etc.

4. Die Rechtsgrundlage, auf der die Verarbeitung erfolgt:

Bei den Orts- bzw. Bezirksgruppen erfolgt die Verarbeitung der Daten bei Neueintritt durch die Einwilligung des Mitgliedes (Unterfertigung der im Sinne der DS-GVO erstellten Beitrittserklärung), bei bestehenden Mitgliedern durch die Erfüllung eines Vertrages (Unterwerfung der Statuten).

 

5.Die Übermittlung von Daten an einen Dachverband oder einer internationale Organisationen:

Die Übermittlung der Daten von den Orts- bzw. Bezirksgruppen an den Landesverband Oberösterreich erfolgt unter berichtigten Interesse der einzelnen Verantwortlichen für die Führung und steten Aktualisierung der zentralen Mitgliederdatei, zur Information der Mitglieder über das Landesverbandsgeschehen (OÖ. Krippenzeitung mit halbjährlicher Zusendung), Verwaltung einer Vereinshaftpflichtversicherung für alle Mitglieder, der Verrechnung des Mitgliedsbeitrages und als wesentlicher Teil des Vereinszweckes. Beim Verband der Krippenfreunde Österreichs haben drei Vorstandsmitgliedern (Geschäftsführerin, Kassierin und Kassierin-Stellvertreter)  unter berechtigten Interesse der einzelnen Verantwortlichen (Obfrau bzw. Obmann) oder eines Verantwortlichen, dem personenbezogene Daten offen gelegt werden (Landesobmann, Mitgliederverwalter im Landesverband) Zugriff zur zentralen Mitgliederverwaltung, um Verbandsnachrichten (Druckwerk „Der Krippenfreund“), Einzelrechnungen, Verwaltung von österreichweiten Ausbildungslehrgängen, Mitgliederausweise und dgl. verwalten und versenden zu können.  Durch die Weitergaben dieser Daten sind die persönlichen Interessen, die Grundrechte und Grundfreiheiten eines Mitgliedes nicht überwiegend beeinträchtigt. Die Übermittlung der personenbezogenen Daten an den Weltkrippenverband (UN-FOE-PRAE) erfolgt grundsätzlich nur mit Zustimmung des Betroffenen.

 

6. Die Dauer, für die die Daten gespeichert werden sollen:

Alle personenbezogenen Daten werden in den einzelnen Excel-Dateien der Verantwortlichen in den Orts- bzw. Bezirksgruppen sowie in der zentralen Mitgliederverwaltung des österreichischen Verbandes vom Eintritt bis zum freiwilligen Austritt bzw. Tod eines Mitgliedes gespeichert. Für die Speicherung und Aktualisierung der Daten in der zentralen österreichweiten Mitgliederverwaltung sind Herbert und Veronika Klein,  Kassier bzw. Kassierin Stellv. des Landesverbandes Oberösterreich, aufgrund der ihnen übermittelten Korrekturen zuständig.  

 

7. Bestehendes Rechts:

Jedes Mitglied hat Recht  auf Auskunft, auf Berichtigung, auf Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, auf Widerspruch gegen die Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit, auf die jederzeitige Widerrufbarkeit der Einwilligung, auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde.

 

8. Verpflichtung eines Mitgliedes:

Jede Person ist verpflichtet die personenbezogenen Daten beim Eintritt zu einer Orts- bzw. Bezirksorganisation zur Verfügung zu stellen. Bei einer Nichtbeistellung der personenbezogenen Daten kann die betroffene Person nicht als Mitglied der Krippenfreunde aufgenommen werden.

 

9.Die automatisierte Entscheidungsfindung:

Bei den Orts- und Bezirksgruppen erfolgt die Datenverarbeitung in Eigenverantwortung der Obfrau oder Obmanns bzw. deren Stellvertreter in Form einer mit Kennwort gesicherten Excel-Datei, wo die einzelnen personenbezogenen Mitgliederdaten gespeichert, aufbewahrt, abgefragt, sortiert und benützt werden. Die von den Orts- bzw. Bezirksgruppen an den Landeverband übermittelten personenbezogenen Mitgliederdaten werden durch die Mitgliederverwalter (Kassier und Kassier-Stellvertreter des Landesverbandes Oberösterreich) in einer geschützten Software und durch Kennwort gesicherten Datei auf dem Server des Verbandes der Krippenfreunde Österreichs (6175 Kematen in Tirol, Dorfstraße 4 – Büro des Österreichischen Verbandes) gespeichert, aufbewahrt, abgefragt, sortiert und benützt.

 

10.Veröffentlichung von Bildern bzw. Fotos und Videos:

Die Veröffentlichung von Veranstaltungsfotos, Videos in Vereinszeitungen (Krippenfreund, OÖ. Krippenzeitung, Homepage und dgl.) sind grundsätzlich im Sinne eines berichtigten Interesses der Krippenfreunde zulässig. Die veröffentlichten Bilder dürfen zu keiner Missdeutung, Entwürdigung oder Herabsetzung einer Person kommen.